6 Dicas que vão melhorar a sua produtividade

25 de Fevereiro, 2022

No mercado de trabalho atual é tomado, quase como garantido, que os profissionais sejam capazes de dar resposta rapidamente às suas responsabilidades e de estarem envolvidos em vários projetos em simultâneo.

Manter-se produtivo todos os dias é um desafio, pois por muita dedicação e empenho que tenha no seu trabalho, há sempre dias, em que pelos mais diversos motivos, não estamos no nosso melhor.

Já todos nós passamos por fases no trabalho em que sentimos dificuldade de foco e concentração, certo? Parece que por mais que se faça, as listas de tarefas, projetos, reuniões e telefonemas não têm fim. Sente-se ou já se sentiu assim?

Em primeiro lugar, saiba que não está sozinho. Em segundo lugar, saiba que existem vários comportamentos que pode adotar para melhorar a sua performance.

Neste sentido, reunimos neste artigo 6 dicas que o vão ajudar a melhorar a sua produtividade.

Vamos a isso?

1. Identifique os seus períodos de produtividade

É madrugador, notívago ou um intermédio dos dois? Quando falamos de produtividade no trabalho é importante dizer que cada pessoa tem ritmos diferentes e alturas do dia em que está mais ou menos ativa mentalmente.

O exercício chave que precisa de fazer consigo, passa por identificar quais são os períodos do dia em que consegue estar mais tempo concentrado, a fazer as suas tarefas, e quando isso requer menor esforço da sua parte. Esses são os seus períodos de produtividade. Depois de os identificar, tire partido dessa informação.

Damos-lhe um exemplo prático: se é mais produtivo de manhã, destaque as primeiras horas da manhã para fazer as tarefas mais difíceis e complexas e que, por isso, necessitam de mais atenção da sua parte. Por outro lado, deixe para a tarde as tarefas que considera que são mais mecânicas e repetitivas e que necessitam de menor foco da sua parte.

Por isso, já sabe, se quer melhorar a sua produtividade, oiça o seu corpo e a sua mente, descubra quando é naturalmente mais produtivo e não lute contra si.

2. Defina um plano de trabalho

No stress e correria do dia a dia de trabalho são tantas as tarefas, projetos, reuniões e telefonemas aos quais temos de dar resposta, que começamos logo o dia a executar, pois achamos que desta forma estamos a rentabilizar o tempo ao máximo.

Mas será realmente esta a melhor metodologia de trabalho? Se começar logo o dia a executar tarefas, inicia o seu dia de trabalho sem ter uma visão clara de tudo o que tem para fazer, da sua ordem de importância e estimativa de duração. É importante que dedique alguns minutos do seu dia para organizar a sua agenda.

Crie, por exemplo, uma “To Do List”. Escreva todas as tarefas que precisa de executar, por ordem de prioridade, e coloque a que horas as vai realizar. Desta forma, saberá sempre o que está pendente, quais as tarefas que estão dentro do prazo estipulado e as que estão em atraso ou incompletas.

No final de cada dia, reveja as tarefas que conseguiu concluir, identifique as que ficaram pendentes e faça um ponto de situação para o dia seguinte. Desta forma, começa sempre o seu dia com as ideias organizadas e a saber tudo o que precisa de fazer no dia seguinte.

3. Comece pelas tarefas mais difíceis

Quando olha para a sua “To Do List”, muito provavelmente tem a tendência de escolher as tarefas que lhe parecem mais fáceis para fazer primeiro. Quer porque lhe parecem mais divertidas, quer porque não requerem pensamentos muito complexos. Na verdade, isto é a procrastinação a falar, pois inconscientemente o seu cérebro está a evitar fazer as tarefas mais difíceis ou as que será necessário dedicar mais tempo e esforço.

Acontece que, na prática, as tarefas mais difíceis são normalmente as tarefas mais importantes, pelo que ao optar por dar prioridade às tarefas mais pequenas e fáceis, só irá fazer com que quando chegue finalmente a altura de se dedicar às tarefas que realmente importam, já esteja cansado e com menos disposição do que teria se começasse o seu dia de trabalho logo a arrumar com as tarefas que lhe tiram horas de sono.

Experimente então começar o dia a fazer as tarefas mais desafiantes, pois são essas tarefas que lhe vão trazer mais resultados e um impacto positivo para o seu trabalho. Para além disso, depois de as concluir vai sentir-se muito mais aliviado e confiante para o resto do seu dia. Se conseguiu concluir com sucesso o que ao início lhe parecia impossível, tudo o que fizer a seguir vai parecer muito mais fácil.

4. Realize uma tarefa de cada vez

A sociedade vendeu-nos a ideia de que as pessoas mais produtivas são aquelas que conseguem fazer várias tarefas em simultâneo, pois aparentemente estão a rentabilizar ao máximo o seu tempo, e por isso produzem mais, em menos tempo.

No entanto, na prática o multitasking que é como quem diz - fazer várias tarefas ao mesmo tempo - é uma ilusão. Pois o que realmente fazemos é alternar de tarefa em tarefa.

Ao adotar este comportamento no seu trabalho está a fazer com que o seu foco seja constantemente alterado. Por um lado, vai sentir que as suas tarefas ficam sempre a meio e não consegue levá-las até ao fim, por outro, vai sentir-se cansado e confuso rapidamente.

Realizar várias tarefas, ao mesmo tempo, coloca-o num constante estado de ansiedade e pode fazer com que cometa erros mais facilmente. Este estado pode evoluir para algo mais grave, como é o caso do burnout.

Um síndrome associado a uma forte exaustão física, emocional e mental resultante da pressão e stress sentidos no trabalho, durante um longo período de tempo.

Como pode evitar isso? Disciplinando-se a fazer uma tarefa de cada vez e fazer essa tarefa sem pensar em todas as outras coisas que ainda tem pendente para aquele dia. Só depois de concluir uma tarefa é que passa para a seguinte. Ao seguir este método de trabalho, vai sentir-se muito mais organizado mentalmente, menos stressado e ansioso e com um sentimento de missão cumprida, cada vez que coloca check em cada tarefa concluída com sucesso.

5. Faça uma alimentação ajustada às suas necessidades

Há primeira vista pode pensar: “Mas o que tem a ver alimentação com produtividade?” e nós respondemos: Tudo!

Começar o dia sem tomar o pequeno almoço, optar por refeições pesadas, extremamente calóricas com muitas gorduras ou açúcares e beber poucos líquidos são alguns dos maiores erros que pode cometer na sua alimentação e que pode afetar significativamente a sua produtividade.

Uma alimentação ou ingestão de líquidos desajustada das suas necessidades pode não só influenciar diretamente a sua saúde física ao nível do excesso de peso, aumento de colesterol e problemas cardiovasculares, como também a sua saúde mental. Através do cansaço, falta de concentração, dificuldades de atenção e resolução de problemas, mesmo em tarefas simples. Todos estes fatores vão, sem dúvida, afetar a sua produtividade.

Se quer enfrentar o seu dia de trabalho cheio de energia e boa disposição, opte antes por um pequeno almoço reforçado, faça mais refeições ao longo de dia, mas com porções de comida mais pequenas, escolha refeições mais leves, com poucas gorduras e açúcares, mas ricas em nutrientes e vitaminas e beba bastantes líquidos, especialmente água, ao longo de todo o dia.

Ao manter uma alimentação ajustada às suas necessidades, para além de prevenir problemas de saúde físicos e mentais, garante que tem todas as condições para um dia de trabalho mais produtivo.

6. Organize o seu espaço de trabalho

A nossa secretária reflete a nossa mente. Concorda? Ter a sua secretária desarrumada pode ter mais impacto na sua produtividade do que imagina. Para além de causar uma má impressão ao seu chefe e colegas de trabalho, não ter o seu local de trabalho em ordem significa estar num ambiente visualmente desorganizado, que rapidamente o distrai e o faz perder tempo a procurar o que quer que seja, como por exemplo, aquele relatório de há dois meses atrás, de que tanto precisava para conseguir concluir uma tarefa.

Mantenha a sua secretária, gavetas e armários sempre organizados e limpos. Para além da paz mental que lhe irá dar só de olhar, fará com que saiba sempre, de uma forma fácil e rápida, onde está cada documento importante e os materiais úteis para o seu trabalho. Poupe tempo e dores de cabeça a procurar desesperadamente por algo que precisa diariamente e dedique esse tempo para as tarefas que realmente importam.

Se não está no escritório e está a trabalhar remotamente, a partir de casa, não deixe de conferir o artigo: 9 Dicas para Ser Produtivo Enquanto Trabalha em Casa

Publicado em 25/02/2022